何かしらの返信を求められているメールが送られてきたとしても、その中から僕が実際に返信するのはせいぜい1、2割程度なんですが。皆さんはどうでしょうか？
僕がスルーするメールの特徴としては大きく3つありまして。
1つはスパミーなメール。まぁこれは当たり前ですね。海外からとか出会い系とか、これはもちろん無視です。
2つ目はテンプレ的なメール。人によって対応は違うかと思うんですが、僕は基本スルーです。多くの営業メールや商品PR依頼なんかはここでスルーです。
最後の3つ目は送ってる本人はもしかしたら全く悪気はないかもしれない、でも少なくとも僕はスルーすることが多い。というものなんですが。
それが「感謝」と「配慮」が感じられないメールです。
メールは「テキストが与える印象」が全て
先に挙げた1つ目、2つ目に関してはどこか作業的というかそもそも「人間臭さ」が感じられないという共通点はありますが、3つ目に関してはその類ではありません。
例えばこのブログ経由のお問い合わせだと、ブログ関連の悩み事やカスタマイズ系の相談で多いんですが
- 「記事の通りやったのに上手く出来ないんですが」
- 「どうやればいいですか」
- 「教えてください」
みたいなもの、基本的にこういった温度感のものはスルーです。
もしかしたら実際に顔を合わせてみたら、凄く真面目で良い人なのかもしれません。でもスルーします。ごめんなさい。
会ったこともない人間とのメールコミュニケーションではテキストが与える印象が全てです。自分の時間も限られているのでサーと読んで「なんか印象悪いなー」と思ったら僕は基本的にはもう相手にしません。
5割増しでちょうど良い
僕が送るときの話になりますが、相手にアクションしてほしいメールを送るときに常に心がけていることが1つあって、それが「プラスの感情を5割増しにする」ということ。例えば
「ありがとうございました。」
を
ありがとうございました！
にするだけでもメールを受け取った方の印象は大きく変わってきます。
もちろん人によってはきちんとした言葉遣いをしないと気分を悪くするみたいな方も少なからずいるので、単純にテンションを高くすればOK！顔文字使えばOK！というわけではありませんが、気にすべきは
相手がそれを見てどう感じるか
という点。
メールに関しては、自分で見たときに「少しやり過ぎかなー」と思えるくらいが相手に与える印象としてはちょうど良いかなと思っています。
自分と同じだけど、自分とは違う人間。
当たり前の話ですが、顔を合わせて話そうがお問い合わせフォームを使おうがメッセージの受け手は自分と同じ人間です。機械が自動返信しているわけじゃありません。
更に言うと自分と同じだけど、想像も付かないような状況にいるかもしれない人間です。
「もしかしたら自分と同じような質問に毎日のように対応しているかもしれない。。」
「もしかしたらメールを読む時間なんてほとんどないくらい忙しいかもしれない。。」
実際不特定多数からの問い合わせを受ける方というのは、こういった方がほとんどだと思います。
だからこそ
「凄く役に立ったことをまず伝えよう。」
「要点をまとめてから出来るだけ答えやすいように質問してみよう。」
そういう「感謝」や「配慮」が感じられるメールは目に止まるし、少しくらい手間がかかっても
応えてあげたい！
という気持ちになるんですよね。
分かりやすさが大事
送る側として心掛けるべきは「分かりやすさ」なのかなと思います。
それは聞きたい要点を完結にまとめるという中身に関することだけではなく、感謝の気持ちであったり、どうしても教えてほしいんです！という感情だったりテキストだけでは感じてもらい辛いかもしれない情報や背景を強調する分かりやすさが大事という意味です。
人間だもの
メールに限らないことですが、熱意を感じたら正式な段取りでなくとも人を雇いたくなるかもしれないし、とんでもなく忙しい時期に多少手間がかかったとしても「力になりたいな」と思える瞬間はいくらでもあるものです。
それはもう。。「人間だもの」としか言いようがないですよね。
自分の好き嫌いに関わらずこなさなければいけないタスクならともかく、選択権があるなら自分の感情がプラスに働かないものに対しポジティブに動く気には中々なりづらいです。
何をお願いするか、誰がお願いするかでも結果はもちろん違ってしまうんですが、だからこそ。
相手がそれを見てどう感じるか？
を出来るだけ考えて伝えてあげることが、送る側としては大事ではないかなと思います。
まとめ（と余談）
なんで急にメールの話？と思った方も少なからずいるかと思うんですが。
つい先日とても「感謝」と「配慮」を凄く感じる問い合わせに応えさせていただきその方の対応がとても素敵だなと感じたので、改めて思うことがありこんな話をしてみました。
。。しかも！
今日「ちょっとした感謝の気持ちです」という旨のメッセージを添えてプレゼントまで頂いてしまいました！全然そんな大したことしてないのに！！！
正直「お気遣いさせてしまい申し訳ないなー。。」と思ったんですが、お気持ちはもちろんとても嬉しいのでありがたく受け取らせて頂くことにしました。
仕事中の25日にまさかの素敵なプレゼントです！
もちろんプレゼント頂いたことは嬉しいことなんですが、何より送り主様の人柄の良さを感じ、あと数日で終わる2015年を良い気持ちで締めくくれそうです。
送って頂いたSさん本当にありがとうございます。
ありがたく使わせて頂きます！！
残り数時間となりましたが、皆さんも良いクリスマスを。
ではでは。
